THAM KHẢO : TÌM HIỂU VỀ MỘT HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG

THAM KHẢO :

TÌM HIỂU VỀ MỘT HỢP ĐỒNG XUẤT NHẪP KHẨU

HUY THANH

A-Lời mở đầu : Ngày 21/11/2011  trong một comment trên Blog của tôi , bạn blogger Lê Tấn Việt Nam ở California USA có ngỏ ý nhờ tôi giải thích về loại  Hợp Đồng Xuất Nhập Khẩu tại Việt Nam . Thiết nghĩ đây là một vấn đề kinh tế lớn mà phạm vi phần đất chia sẻ lời bình không đủ để viết nên tôi viết thành một Entry hẳn hoi để chúng ta, ai cần thì đọc để biết thêm về lãnh vực nầy. Bài Entry chỉ là đúc kết một số kinh nghiệm của cá nhân tôi sau nhiều năm trở về Việt Nam tham gia kinh doanh trong lãnh vực nầy Nếu bài viết có những sai sót ,khiếm khuyết mong các bạn chỉ giáo thêm . Trân trọng .

B- Hợp Đồng Xuất Nhập Khẩu :

Hợp Đồng  Xuất Nhập Khẩu  ( Import and Export contracts  ) là Hợp Đồng mua bán ngoại thương, trao đổi hàng hoá, vật tư, máy móc giửa các đơn vị, tập đoàn ở hai hay nhiều nước khác nhau không cùng một ngôn ngữ .Bên bán ( The Seller ) chuyển quyền sở hữu hàng hoá cho bên Mua ( The  Buyer ), bên Mua trả tiền theo phương thức thanh tóan Quốc Tế mà hai bên tự chon lựa .Việc mua bán giữa hai đơn vị của hai quốc gia khác nhau bắt buộc phải có Hợp Đồng X N K  để làm cơ sở cho việc tranh chấp sau nầy trước những cơ quan tài phán thương mại quốc tế .

Dưới đây tôi xin trình bày một số nội dung chính của Hơp Đồng để chúng ta cùng tham khảo

1- Phần Mở đầu của HĐ  : Phần nầy phải có những căn cứ theo văn bản pháp luật nào của hai bên quốc gia hiệp thương , theo những điều ước, công ước thương mại quốc tế ( cụ thể điều gì, số mấy, ngày, người ký ban hành ) . Sau đó ghi Tên Hợp Đồng, số H Đ ,ngày ký H Đ , ký tại quốc gia nào . Người  đại diện  hai bên Mua và bên Bán ký : tên họ, chức vụ, quốc tịch người ký .Tên cộng ty, quốc tịch công ty ,đia chỉ, số đt  ,email, fax ., Số ngày cấp giấy phép kinh doanh (hay tư cach pháp nhân ) của cơ quan có thẩm quyền của hai bên .Ở VN nếu người ký không phải là người có thẩm quyền ký thì phải có giấy ủy quyền của người ký có thẩm quyền  mới có giá trị .

2- Phần Đối Tượng (Nội Dung) của Hợp Đồng : ( Object of Contract ) :Hai bên phải nêu rỏ là  đối tượng  (nội dung)  Hợp đồng buôn bán gì, mặt hàng gì , thỏa thuận ra sao .Tên hàng hoá phải được ghi rỏ bằng hai thứ tiếng Việt và Anh ( trừ trường hợp hai bên thỏa thuận ghi bằng tiếng khác ).Ngoài ra hai bên còn có thể làm thêm những phụ lục ( Annex ), liệt kê nhiều mặt hàng khác ngoài Hợp Đồng , phụ lục nầy là một bộ phận không được tách rời ngoài Hợp Đồng , được công nhận như hàng hoá chính của Hơp Đồng đã ký.   

3-Phần  sản phẩm ( Product ) hàng hóa ( Goods ) : Phần nầy rất quan trọng nó phải được miêu tả chặc chẻ, rỏ ràng, phẩm chất, quy cách, theo đúng tiêu chuẩn  quốc tế trong từng thời kỳ giao hàng.Tuân thủ nghiêm ngặt việc giao, nhận, kiểm tra theo nguyên tắc ngoại thương. Để xác định phẩm chất hàng, người ta dùng các phương thức sau :  1- Theo hiện trạng     2-Theo mô tả     3-Theo tiêu chuẩn quốc tế     4-Theo mẩu chào hàng      5-Theo sản lương      6-Theo hàm lương      7-Theo nhản hiệu được cầu chứng       8-Theo thông số kỹ thuất 9-Theo xác xuất bình quân tương đương   . Ngoài ra phải cần phải kèm thêm các tài liệu kỹ thuật ( technical documentation )  cho người mua nếu có.

4-Phần số lượng ( Quantity ), trọng lượng ( Weight )  : Trước hết hai bên phải thỏa thuận về đơn vị đo lường như : tấn, kg,lít, m, m3 , m2 , size , yard , độ C, độ F,.hay đơn vị chiếc tính như : cái, bao, chai, lọ , lốc, cái, chiếc ..v.. v... Kế đến là những quy định về khoảng hao mòn ( waste ), dư, thiếu trong một phạm vi % hai bên thỏa thuận mà nếu vi phạm được xem như không có trách nhiệm ( điều kiên dung sai ). Điều kiện nầy được ghi + , - % .Sau cùng ngoài số lượng ( quantity )  còn phải ghi trọng lưọng  ( weigh t ) của đơn vị hàng như : trọng lượng cả bao bì, trọng lương tịnh ( là trọng lượng không có bao bì, cân khi đứng nguyên một chổ )

5-Phần gíá cả ( Price ) : Về giá cả thì căn cứ vào trọng lượng ,khối lương , dung lượng , hình thái, thông số kỹ thuật đế tính như : lít, m, m2 ,kg, bao, tấn v..v.. , các hàng hoá đặc biệt thì dùng thông số kỷ thuật để tính như : gaọ bao nhiêu % tấm, quặng thô bao nhiêu % hàm lượng nhôm . Việc nhân giao hàng cũng rất quan trọng  đối với giá cả ,vì nó xác định giá cự ly vận chuyển hàng, càng xa thì giá càng cao.Có nhiều cách tính giá trong Hợp Đồng :     *5.1 : Giá FOB ( Free On Board ) : Là giá giao hàng tại một cảng thoả thuận do hai bên thông báo nhau,  người bán hết trách nhiệm khi đưa hàng qua khỏi lan can tầu vận chuyển do người bán thuê ( FOB .C ) . Người mua phải thuê tầu nhận hàng , thông báo cho bên bán thời gian, địa điểm nhận hàng.Người bán chịu trách nhiệm những rủi ro khi bốc dở hàng cho người mua khi hàng chưa qua khỏi lan can tầu của mình     *5.2 : Giá CIF ( Cost Insurance and Freight ) :là giá giao gồm : tiền hàng + Phí bảo hiểm + Cước phí cãng đến .Điều kiện giá nầy người bán chịu mọi chi phí vận chuyển hàng đến cảng quy định , kể cả thủ tục giấy tờ, thuê bốc vác .Sau đó báo cho người mua biết hàng đã bốc xuống đồng thời cung cấp một Hơp Đồng Bảo Hiểm cho người mua.Người mua phải trả tiền hàng theo quy định , chịu trách nhiệm về hàng hoá từ khi qua lan can tầu của mình .Thường  Khi Nhập Khẩu sử dụng giá CIF và xuất khẩu dùng giá FOB. Ngoài hai giá trên, còn có các lọai giá sau đây : DAF ( Delivered Af Frontier :  Giá giao tại biên giới ) , FOA  ( Fob Airport : Giá giao tại sân bay ) , EXW ( Exworks : Giá giao tại xưỡng ) FOR , FOT :)  Free On Rail /Free On Truck) : Giá giao tại toa xe hay ga đường sắt .v..v..    

6-Phần chọn đơn vị tiền : Hai bên có thể thỏa thuận thanh toán bằng đồng tiền bên bán hay bên mua, hoặc  một nước nào khác tùy ý.Thường thì máy móc, thiết bị, dầu nhiên liệu, vật dung, thức ăn  tính bằng đồng đô la Mỹ hay Euro , còn các loai hoá chất, nông sản, kin loại tình bằng đồng Bãng Anh .Bên bán thường chọn đồng tiền được ổn định để bảo toàn vốn, còn bên mua lại thich chọn tiền bị mất giá để hưởng trợt giá .

7-Phần xác định giá : Hai bên thường thỏa thuận tính giá  như sau :   1- Giá theo Hợp Đồng, ( được đồng ý khi ký kết, không đổi trong suốt qua trình HĐ còn hiệu lực , thực hiện )   2- Giá Linh Hoạt ( là giá được hai bên đồng ý điều chỉnh hợp lý khi giá ngoài thi trường tăng , giảm .    3-Giá Trượt ( là giá điều chỉnh theo từng chuyến giao hàng khi vật tư sản xuất đã thay đổi ) giá nầy thường áp dụng cho những mặt hàng sản xuất một thời gian dài như cây giống, máy móc, đóng tầu, xây dựng cao ốc .. v..v.

 Khi hai bên chấp nhận cách tính Gíá, thường người ta phân lọai như sau :     7.1 -Giá phê chuẩn : Là giá ghi trong H Đ cho phép được so sánh với giá tham khảo trên thi trường hay giá chào hàng , giá nầy có thể thay đổi theo thỏa thuận của hai bên trong từng thời kỳ . 7.2 - Giá công bố : Là giá được công khai trong những tài liệu kỹ thuật chào hàng hay niêm yết tại trụ sở giao dich của bên bán ( được coi như giá quốc tế).Thí dụ giá gỗ cuả Mỹ, Đài Loan, giá luá mì ỏ Canada , giá cao su ở Singapore, các loại giá nầy có thể bị biến đông theo gia thi trường quốc té .

8- Phần đóng gói , ký mã hiệu  ( Packing-Marking )  : Trên từng sản phẩm sản xuất phải có bao bì  đóng gói, trên bao bì phài có ghi ký mã hiệu , ngày xuất xưởng, thời hạn sử dụng, nơi sản xuất, những thông số kỹ thuật sản phẩm , cách sữ dụng và bảo quản. Hàng hoá ngoại thương thường đựợc chuyển đi bằng đường biển, để trong  những bào bì bằng gỗ, bằng giấy bọc nylon, bằng nhựa ( kiện ) v..v..đóng trong những container lớn.  Bao bì  hàng hoá được gởi bằng đường biển có tác dụng bảo vệ hàng hoá trong quá trình vận chuyển giao nhận hai bên, ngoài ra có còn làm cho hàng hoá tăng phần thẩm mỹ thu hút khách hàng. Những hàng hóa đặc biệt cần bảo quản đậc biệt như chống ẩm, để nơi khô ráo, bảo quản tươi sống, tránh ánh nắng mặt trời, để xa tầm tay trẻ em v..v.. cần phải ghi rỏ trên bao bì .Về mã hiệu thì ghi bằng chữ, số, hình vẻ dể hiểu  bằng thứ mực hay sơn không phai dù mưa , bảo, nước biển có ngấm vào .Về ghi mã hiệu phải có những chi tiết sau :   8.1 -Tên người nhận hàng ( Consignee ), Tên tầu gởi hàng ( Shipped ) Trong lượng tịnh (Weight : Gross/ Net ),   Số hiệu chuyến hàng, Số Hợp Đồng, ( N0 Contract )  Trọng lượng cả bao bì .    Kiên hàng số :( Case N0 )    Số thứ tự của các kiện  ( number of the case ) ,   Tông số kiện giao lên tầu (total cases shipped ), Cãng đến ( Port of destination )   Kích trhước : dài, rộng , cao  ( Dimention : Length,,width, Height )  .   8.2 -Tên nưóc, tên công Ty bên bán và bên mua    8.3 - Địa điểm hàng đi, hàng đến,    8.4   Số vận đơn, 8.5 Tên tầu vận chuyển,   8.6  Số hiệu chuyến hàng . 8.7 -Những ký hiệu đậc biềt như  :dể vở ( Fragile ),   tránh nắng,   không được lật ngược  ,mở, khui ra chỗ nầy,   dễ cháy , không được thấm nước , để nơi khô ráo ( keep dry )  .v..v.. phải ghi rõ ràng người nước nào nhìn cũng phải hiểu . Đây là những ký hiệu quốc tế bắt buộc  phải có khi xuất cảng. 

9- Phần Chứng Từ Giao  Nhận : Khi giao hàng, người bán giao cho người mua các giấy tờ như sau : 9.1 - Tờ khai hải quan : Để chứng minh bên bán đã đóng thuế xuất khẩu + 9.2 -Giấy kiểm  dịch    +  9.3 - Giấy vận đơn đường biển hoàn chỉnh đã bốc hàng chuyển nhượng được ( clean on board B/L negatiable )   + 9.4 -Giấy chứng nhận xuất xứ lô hàng ( certificate of origin )     +   9.5- Giấy  chứng nhận chất lương và số lượng lô hàng ( Certificate of quality and quantity ) ở VN  do VINACONTROL cấp) + 9.6  Danh sách đóng gói  ( Packing list ) . 

10- Hồ sơ thương mại gồm :  10.1   Hạn ngạch QuoTa nếu là lọai hàng cần quota    +10.2 -   Giấy phép Kinh Doanh mặt hàng +10.3-   Hơp đồng ngoại thương   + 10.4   Giây mở Tín Dụng Thư ( L/C )  +10.5 -Giấy chứng nhận đã kiểm dịch, sát trùng lô hàng 

Những giấy tờ trên làm thành 4 bản gởi cho : Ngân Hàng ngoại thương, lưu bên mua, lưu bên bán thuyền trưởng tầu vận chuyển .

11- Phần phương thức thanh toán quốc tế  ( International Payment ) : Trong ngoại thương, người ta thường có những cách thanh toán quốc tế qua Ngân Hàng hai nước như : nhờ thu ( Collection of payment  ) ,thư tín dụng, (Letter of Credit L/C )  séc ( Chèque - Clearance )   hối phiếu ( By bill of exchange draft )  Trong cách thanh toán bằng Thư Tìn Dụng có nhiều cách khác nhau như : Thư tín dụng xác nhận ( Confirmed letter of Credit ) , Thư Tín Dụng không xác nhận ( Inconfirmed letter of Credit ) ,Thư Tín Dụng không hủy ngang ( Irrevocable L/C ), Thư Tín Dụng Hủy Ngang ( Revocable L/C ), Thư Tín Dụng Tuần Hoàn ( Revolving L/C ).Thanh toán qua mạng Internet v..v.. 

12- Phần bảo hành thời gian bảo hành  ( Guarantee period ): Bảo hành là người bán có trách nhiệm với người mua đối với hàng hoá mình đã bán trong một thời gian nào đó tuỳ hai bên thỏa thuận.Nếu sau khi nhận hàng và thanh toán tiền , bên mua phát hiện hàng hoá có khiếm khuyết, giao hàng không đúng phẩm chất theo Hợp Đồng thì phải báo cho người bán biết.Người bán có quyền kiểm tra hàng hóa của mình tại chỗ người mua. Nếu lổi của người bán thì người bán có thể khắc phục, sửa chữa lạị (moi phí tổn do bên bán chịu ), bên bán cũng có thể thay thế hàng khác đúng như Hợp Đồng, hoặc hoàn tiền lại cho người mua vốn + lãi suất (từ ngày người mua giao tiền ),Nếu là lổi của bên mua như không bảo quản đúng quy cách, lắp ráp không đúng kỹ thuật bên bán hướng dẫn  trong tài liệu kỹ thuật, vận chuyển cẩu thả, gây hư hỏng thì bên bên bán không có trách nhiệm bảo hành.Thời gian bảo hành thường do bên người bán hay nhà sản xuất qui định, cũng có khi do hai bên thỏa thuận

13 -Phần khiếu nại ( Exclamation ) :Khiếu nai là quyền của một bên kêu lên ,yêu cầu bên đối tác thực hiện đúng các đều khoản đã cam kết trong H Đ.Khiếu nại được viết thành văn bản gởi cho bên đối tác nêu rõ nội dung vi phạm , những giấy tờ kiểm chứng xác nhận của các cơ quan chuyên môn về sự vi phạm đó (VINACONTROL chẳng hạn ).Phải gởi văn bản trong thời hạn hợp đồng còn hiệu lực .Văn bản khiếu nai không được coi như thư từ chối nhận hàng những lô tiếp theo trong H Đ của bên mua .Người bán có quyền kiểm tra hàng hoá của mình tại chỗ người mua về những vấn đề bị khiếu nại.Nếu quả thực việc khiếu nại do lỗi bên bán, thì bên bán sẽ khắc phục bằng cách :    1- Bù hàng thếu hụt nếu giao thiếu hàng ,     2- Thu lại hàng  kém phẩm chất và trả tiền cho bên mua ( vốn + lãi+ bồi thường hợp đồng ) 3-Sửa chữa hàng đúng chất lượng cam kết (chi phí do người bán chịu ).   4-Giảm gíá hàng kém phẩm chất nếu việc sử dụng không có hại cho người tiêu dùng   .  5- Bù đắp lại hàng hoá đúng phẩm chất thay cho hàng hoá không đúng phẩm chất .

14-Phần bất khả kháng ( Force majeure )   : Trong quan hệ ngoại thương , cũng có những lúc hoàn cảnh khách quan không thể thi hành hay chậm trễ viêc thực hiện H Đ mà  không do lỗi bên nào cả.Do vậy, khi gặp những trường hợp nấy cả hai đều được miễn trừ trách nhiệm mà trách nhiệm lớn nhất là bồi thường hợp đồng cho bên đối tác.Có 2 trường hợp bất khả kháng là ngắn hạn và dài hạn . Bất khả kháng ngắn hạn là trường hợp hỏa hoạn ( fire ), thiên tai ( Act of God ) như ở Thái Lan tháng 10/2011 vưà qua , cảng biển, sông bị đóng băng. phi trường bị bão tuyết, đình công ( major strikes ) ..v..v..Bất khả kháng dài hạn là trường hợp chiến tranh  ( War-) như ở Lybie tháng 8 /2011) , bạo loạn, bị cấm vận, cấm xuất nhập khẩu ( import restriction ) , phong toả tài chánh cá nhân , đoàn thể ( tài khỏan bọn Maphia, khũng bố , tội phạm quốc tế ) .

15-Phần tranh chấp, giải quyết, cơ quan tài phán  ( Dispute Settlement ) : Trước hết, những mâu thuẩn giữa hai bên phải được gỉai quyết bằng thương lựơng hoà giải, chỉ khi nào không giải quyết được mới đưa ra trước cơ quan có thẩm quyền xét xử.Thể thức đưa ra trước Toà Án cuả Luật ( The court of law ) thương mại thuộc thẩm quyền của Trọng Tài Kinh Tế  thuộc phòng Thương Mại Quốc Tế ( International  Chamber of Commerce )  được nhiều quốc gia chấp nhận.Trong khi vụ án đang chờ thẩm tra, xét xử thì hai bên vẫn tiếp tục thực hiên H Đ. Ở VN, các nhà quản lý công ty thường bị hạn chế ( chưa am hiểu nhiều về luật trọng tài thương mai quốc tế cuả các quốc gia tiên tiến ) nên khi gặp trường hợp phải kiện tung ở cơ quan tài phán nầy thuộc nước ngoài, thường lúng túng ,rất tốn kém chi phí thuê luật sư ngoại quốc tư vấn, tham gia tố tụng . Tranh chấp với các Công Ty VN là các Công Ty Thương Mại Quốc Tế,  họ có nhiều kinh nghiệm đối phó  trên lãnh vực tranh tụng luật pháp trên thương trường thế giới .Họ cũng quyết lòng bảo vệ nhản hiệu cho công ty họ nên có thể có những bí quyết biến đổi ,lật ngược đen thành trắng làm người đi kiện lại trở thành thua kiện . Phán quyết của Trọng Tài Kinh Tế là quyết định cuối cùng mà hai bên phải thi hành .( The arbitration award shall be final and bindung upon both parties ).Tôi thiết nghĩ , khi có mâu thuẫn xảy ra ,hai bên đều phải bình tĩnh , sáng suốt hoà giải hợp lý ,đúng  lẽ công bằng thì mới tránh được việc đưa ra cơ quan tài phán quốc tế , vưà tổn thất tinh thấn , vật chất ,một điều mà cả hai bên đều không mong muốn . 

16- Phần cuối cùng  : Là phần  : 1-  Xác định số lượng, giá trị bản in của Hợp Đồng chính . 2-  Xác định một ngôn ngữ  ( hay song ngữ ) của Hợp đồng chính và nơi nhận lưu trữ Hợp Đồng của hai bên.   3-Nếu có bản dịch ra  tiếng địa phương  thì phải do cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại  phiên dịch 4- Những bản sao Hơp Đồng , bản phụ lục , đều phải có công chứng  của nước nơi hai bên ký Hợp Đồng . 

HUY THANH